Compras Centralizadas

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Compras Centralizadas

¿Qué es una compra centralizada?
Una compra centralizada es una compra en la que varias unidades de compra (de uno o varios Incisos) se asocian, se les asigna un nombre y compran bienes y contratan servicios en común.
Una cumplirá el rol de administrador y las demás de miembro.
El administrador tiene las tareas de gestionar el pedido, armar la compra, publicar el llamado, gestionar las ofertas y adjudicar.
Los miembros sólo deben ingresar su demanda, órdenes de compra y facturas.

Pedido

¿Cómo hago el pedido?
Ver el manual de "Gestión/Alta de pedidos".
¿Quién se encarga de definir los artículos del pedido en SICE?
El administrador del grupo de compra centralizada. Que podrá acordarlo con los demás miembros si lo entiende pertinente.
¿Quién se encarga de ingresar cantidades al pedido?
Cada unidad miembro.
¿Cuándo puedo comenzar el ingreso de cantidades?
Cuando el administrador deja el pedido en estado preparado.
¿Hasta qué momento puedo modificar cantidades en el pedido?
El pedido se podrá modificar mientras no esté aprobado por el miembro y mientras el administrador no finalice el mismo.
En caso de haber aprobado la demanda de cantidades, ¿puedo modificarla?
Sí, si aún no se ha finalizado el pedido.
El miembro debe comunicarse con el administrador para que cambie el estado del pedido, luego podrá cambiarla.
¿Cómo corrobora el administrador el estado de ingreso de cantidades de los miembros?
En SICE seleccionar Operación/Compras Centralizadas/Buscar Pedido, buscar el pedido y elegir Estado del ingreso de Cantidades.

Armado de la compra

¿Cómo hago el armado de la compra?
Ver el manual de "Armar la Compra".
¿Quién se encarga de armar la compra?
El administrador.
¿En qué estado debe estar el pedido para poder armar la compra?
Estado finalizado.

Invitación/ Llamado

¿Cómo hago la invitación o llamado?
Ver el manual de "Llamar a licitación".
¿Quién hace el llamado?
El administrador.
¿Cómo y dónde verifico la correcta publicación del llamado o adjudicación?
En el sitio http://www.comprasestatales.gub.uy. Busque la compra a verificar y lea atentamente la información publicada.
¿Cómo cargo el archivo del llamado si no aparece el campo?
Actualice su navegador, siempre debe aparecer el campo.
¿Qué debo incluir en el “objeto de la compra”?
Una descripción breve que identifique los ítems a comprar. Por ejemplo: Compra de artículos de limpieza, Compra de servicios informáticos, Servicio de grabación de audio, video y fotografía, etc..
Tengo obligación de ingresar un Pliego de condiciones particulares?
Si.

Ofertas

¿Cómo ingreso las ofertas?
Ver el manual de "Ingresar ofertas".
¿Quién aprueba las ofertas?
El administrador.
¿Para qué me sirve el campo “variación”?
Para diferenciar dos o más ofertas para el mismo ítem y el mismo proveedor.
Por ejemplo: para el ítem 1 Neumático puedo ingresar una oferta y poner en variación Origen Brasil, luego insertar nuevamente el ítem y poner en el campo variación Origen Nacional.
¿Para qué me sirve el campo “observaciones”?
Para ingresar alguna información adicional, explicación o detalle de la oferta que no haya podido ingresar en algún campo anterior.
¿Qué debo poner en el campo % VAN?
%VAN, es el porcentaje de Valor Agregado Nacional. Si corresponde a su producto, aquí debe ingresar un número que exprese el porcentaje de ese producto de valor agregado nacional.
¿Cómo disminuir el tiempo de ingreso de ofertas?
Solicite en el pliego de la compra como cualquier otro requisito que los Proveedores ingresen las ofertas en línea.
¿Cuándo debo completar el campo “detalle de variante” en el ingreso de una oferta?
Cuando el ítem esta catalogado como Medicamento o Repuesto.
¿Cómo obtengo el listado de todas las ofertas ingresadas?
Ingrese al reporte Cuadro comparativo de ofertas.

Adjudicación

¿Cómo ingreso la adjudicación?
Ver el manual de "Adjudicar".
¿Quién ingresa y aprueba la adjudicación?
El administrador.
¿Cómo chequeo las cantidades adjudicadas?
Debo ir a Consultar Adjudicación en el menú de la compra. En caso de ser administrador este puede visualizar lo adjudicado a cada unidad de compra seleccionando Ver detalle por unidad de compra.
¿Cómo miembro puedo ver las cantidades adjudicadas a otras unidades?
No.
¿Qué significado tiene una adjudicación total, parcial, sin efecto o desierta?
Adjudicación total: se adjudican todos los ítems y por el total de las cantidades solicitadas.
Adjudicación parcial: no se adjudican todos los ítems y/o no por el total de las cantidades solicitadas.
Adjudicación sin efecto: aunque se recibieron ofertas, se deja sin efectos la adjudicación por alguna razón que sería expuesta en la resolución de adjudicación.
Adjudicación desierta: no se recibieron ofertas.
¿Cuándo marco Reiteración del gasto?
Cuando un procedimiento tuvo observaciones del Tribunal de Cuentas y el Ordenador igual realiza el gasto, debe haber una resolución el Ordenador diciendo que reitera el gasto, este es el archivo que se debe agregar a la publicación.
¿Cómo ingreso aclaraciones en el procedimiento?
Elija en el menú de la compra la opción Alta aclaración llamado o Alta aclaración Adjudicación.
También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Ingresar aclaraciones".
¿Cómo obtengo el listado de aclaraciones que tiene el procedimiento?
Elija en el menú de la compra la opción Lista aclaraciones.
También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Ingresar aclaraciones".

Ordenes de compra

¿Cómo hago una orden de compra?
Ver el manual de "Generar órdenes de compra".
¿Quien ingresa y aprueba la Orden de compra?
Cada uno de los miembros.
¿Cómo imprimo una orden de compra?
Para imprimir una orden de compra debe estar aprobada, luego en la pantalla de la orden de compra aparecerá el botón Imprimir que le genera un .pdf para abrir o guardar y finalmente imprimir el documento.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Generar órdenes de compra".
¿Cómo se la envío al Proveedor?
Para enviar la orden de compra al proveedor debe estar aprobada, luego en la pantalla de la orden de compra aparecerá un link Notificar al proveedor que le genera un correo para ser enviado al proveedor con la notificación de que tiene una orden de compra para gestionar.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Generar órdenes de compra".
¿Cómo obtengo el listado de las ordenes de compra ingresadas?
En el menú de la compra elija Lista ordenes de compra.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Generar órdenes de compra".
¿Puedo consultar todas las órdenes de compra para un proveedor sin necesidad de indicar el procedimiento?
Sí.
Elija del menú Operación la opción Buscar órdenes de compra, esta herramienta le permite buscar una orden de compra en todos los procedimientos de la unidad/es de compra asociadas a su usuario.
¿Qué reporte tengo para saber cuántas unidades aún tengo sin ordenar?
En el menú de la compra elija Consulta adjudicación y observe la columna Cantidades a ordenar.

Facturas

¿Cómo ingreso una factura?
Ver el manual de "Ingresar facturas".
¿Puede el administrador modificar una factura de un miembro?
No.
¿Quién ingresa y aprueba una factura?
Cada uno de los miembros.
¿Puede un miembro modificar el monto de una factura?
No.
Si el monto de la factura no esta ajustado y debería, comuníquese con el Administrador y si el problema es un tema de redondeo de decimales comuníquese con la Mesa de ayuda de SICE (903 11 11)
¿Cómo obtengo el listado de las facturas ingresadas?
En el menú de la compra elija Lista facturas.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Ingresar facturas".
¿Puedo consultar en qué procedimiento ingresé una factura?
Sí.
Elija del menú Operación la opción Buscar factura, esta herramienta le permite buscar una factura en todos los procedimientos de la unidad/es de compra asociadas a su usuario.
¿Debo distribuir las cantidades facturadas?
Sí.
Porque la distribución ingresada alimenta el SDG (Sistema de Distribución del Gasto).
¿Puedo ingresar una nota de crédito? Cómo?
No, porque SIIF no tiene una opción para recibir información de nota de crédito directamente.
Una manera de solucionarlo sería ingresar como importe de la factura, la resta entre el valor de la misma y la nota de crédito.
¿Puedo modificar la moneda al momento de ingresar la factura?
No.
Solamente se puede facturar en la moneda que ofertó el proveedor.
¿La moneda de la factura de ajuste puede diferir de la moneda de la factura original?
Sí.
¿Cuántas facturas puedo ingresar para una orden de compra?
Varias, o sea todas las que correspondan.
¿Puedo vincular una factura con más de una orden de compra?
Sí.
¿Cómo ingreso una factura de ajuste?
Ver el manual de "Ingresar facturas de ajuste".
¿Cómo obtengo el listado de facturas de ajuste ingresadas?
En el menú de la compra elijo Lista facturas de ajuste.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Ingresar facturas de ajuste".

Otras operaciones

¿Una vez adjudicado es posible redistribuir cantidades entre unidades?
Si, lo debe hacer el administrador.
¿Quién y cómo redistribuye cantidades?
El administrador, seleccionando Alta ajuste distribución por UC en el menú de la compra.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Redistribuir la adjudicación".
¿Cómo veo las redistribuciones ingresadas?
En el menú de la compra selecciono Lista de ajuste de distribución por UC.
¿Quién ingresa los ajustes paramétricos?
El administrador.
¿Cómo cargo los ajustes paramétricos?
En el menú de la compra elijo Alta ajuste de precios de adjudicación.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Ajustar los precios".
¿Cómo veo los ajustes paramétricos ingresados?
En el menú de la compra elijo Lista ajuste de precios de adjudicación.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Ajustar los precios".
¿Se puede revertir un ajuste paramétrico en cualquier oportunidad?
No.
Sólo puede modificar o eliminar el último ajuste realizado. Si tiene varios puede ir borrando del último al primero hasta poder editar el requerido. Los cambios sólo son realizados sobre las cantidades pendientes de ordenar.
¿Cómo paso un procedimiento de un año al otro?
En el menú de la compra elijo Revalidar.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Revalidar".
¿Cómo paso un procedimiento de un año a otro en el caso de una ampliación?
Primero debe revalidar la ampliación 0 y luego revalidar la ampliación que necesita pasar de año.
¿Cómo obtengo un listado con los cambios de estado de un procedimiento y el usuario que los hizo?
En el menú de la compra elijo Historial de compra.
¿Cómo ingreso una ampliación?
Ingreso a la ampliación 0 de la compa y en el menú de la misma elijo Alta ampliación.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Ampliación y renovación".
¿Hasta cuánto puedo ampliar?
Hasta el 100% de la compra original. Según el Art. 63 del TOCAF (http://www.tcr.gub.uy/marco_tocaf/index.htm)
¿En qué caso la ampliación es parcial?
Cuando no se amplían todos los ítems y/o por el total original.
¿En función de qué elijo ampliación o renovación?
Ampliación es comprar más de los mismos bienes y servicios en las mismas condiciones.
Renovación es ampliar el plazo de un contrato según lo estipulado en el contrato original.

Interrelación con SIIF

¿Cómo obtengo un listado con los datos de los documentos de SIIF en un procedimiento de SICE?
En el menú de la compra elijo Información SIIF.
El administrador podrá ver dicha información de cada miembro seleccionando la unidad de compra correspondiente, en cambio el miembro sólo vera su información.
¿Cómo sé que viajó la afectación, compromiso u obligación de SIIF a SICE?
En el menú de la compra elijo Información SIIF.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Información SIIF".
¿Cuáles pueden ser los motivos de por qué no puedo hacer la obligación en SIIF?
Observación: En el caso de las Compras Centralizadas, la interrelación SICE/SIIF se asemeja a la que tienen las LP y LA sub-tipo Acuerdo Marco (ACM), a nivel de cada unidad miembro de la CC.
En el caso de las Licitaciones Acuerdo Marco el control en la interrelación surge al realizar la obligación.

Motivos por los cuales no se puede obligar en SIIF:
  • La compra no está en estado Ingresando OCs/Facturas.
  • Las facturas ingresadas en SICE no están cerradas.
  • Errores o incoherencias en los datos de la afectación y compromiso.
Estoy ingresando una factura en SIIF y me da el siguiente error: No puede obligar una factura porque ya existe esa factura con ese número y serie para el proveedor. ¿Por qué da ese mensaje si aún no la ingresé?
Es que otra unidad puede haber ingresado una factura con esos datos, y no puede existir para el proveedor más de una factura con el mismo número y serie en SIIF.

Consultas y reportes

¿Cómo obtengo el total adjudicado en un período?
En el menú Consulta elija Items Adjudicados y haga uso de los parámetros de búsqueda disponible para obtener el listado deseado.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Realizar Consultas de ítems ofertados y adjudicados".
¿Puedo consultar sobre las ofertas recibidas sobre un ítem?
Sí.
En el menú Consulta elija Items Ofertados y dentro de los parámetros de búsqueda indique específicamente en Artículo/Variante/Detalle variante.. el ítem buscado.

También puede encontrar la explicación completa en el manual de "Realizar Consultas de ítems ofertados y adjudicados".
¿Puedo dar de alta a un Proveedor no estatal?
Sí.
Elija en el menú Mantenimiento la opción Proveedores no estatales.
¿Puedo consultar las tasas de cambio que utiliza SIIF?
Sí.
Elija en el menú Consulta la opción Tasas de cambio.
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